Pracovný pomer sa zakladá písomnou pracovnou zmluvou uzatvorenou medzi zamestnávateľom a zamestnancom.
Povinným obsahom pracovnej zmluvy sú štyri podstatné náležitosti, ktorými sú:
Druh práce, na ktorý sa zamestnanec prijíma a jeho stručná charakteristika – uvedie sa pracovné miesto – pracovná pozícia, na ktorej bude zamestnanec vykonávať prácu (napr. ekonóm, učiteľka, pomocný robotník, kuchár). Dôraz je potrebné klásť na uvedenie stručnej charakteristiky druhu práce, čo môže predstavovať uvedenie jednej alebo viacerých činností, ktorých vykonávanie v rámci dohodnutého druhu práce zamestnávateľ od zamestnanca vyžaduje (napr. výkon pomocných prác, samostatné zabezpečovanie ekonomickej agendy, výchovná a vzdelávacia činnosť v príslušnej špecializácii).
V stručnej charakteristike druhu práce je vhodné uviesť najnáročnejšiu činnosť, ktorej vykonávanie zamestnávateľ od zamestnanca požaduje. Uvedená charakteristika následne korešponduje s priradením stupňa náročnosti práce a s dohodnutou mzdou.
Miesto výkonu práce – obec, časť obce alebo inak určené miesto – uviesť je možné jedno alebo viacero miest výkonu práce na základe vzájomnej dohody a podľa potreby zamestnávateľa. Najširšie prípustné vymedzenie miesta výkonu práce je obcou (napr. Kežmarok, Skalica).
Miesto výkonu práce sa nemôže dohodnúť širším určením (napr. Slovenská republika, Žilinský kraj), ani neurčitým vymedzením (napr. podľa určenia zamestnávateľa).
Ak je určených viacero miest výkonu práce, je potrebné v záujme určitosti a zrozumiteľnosti dojednaného uviesť aj režim, v ktorom zamestnanec na jednotlivých pracoviskách vykonáva prácu (napr. určiť dni v týždni, v ktorých zamestnanec vykonáva prácu na konkrétnom pracovisku). Tiež je vhodné jedno z miest výkonu práce dohodnúť ako pravidelné pracovisko pre účely pracovnej cesty.
Ak je miesto výkonu práce v cudzine, zamestnávateľ v pracovnej zmluve ďalej uvedie:
- dobu výkonu práce v cudzine,
- menu, v ktorej sa bude vyplácať mzda, prípadne jej časť,
- ďalšie plnenia spojené s výkonom práce v cudzine v peniazoch alebo naturáliách,
- prípadné podmienky návratu zamestnanca z cudziny.
Deň nástupu do práce – dátum vzniku pracovného pomeru. Najneskôr v tento deň pred začatím výkonu práce zamestnanca je zamestnávateľ povinný prihlásiť zamestnanca do Sociálnej poisťovne.
Mzdové podmienky, ak nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve – zamestnávateľ so zamestnancom dohodne jednotlivé zložky mzdy – základnú zložku mzdy (hodinová, mesačná, úkolová, podielová alebo viaczložková) a variabilné zložky mzdy – prémie, odmeny, osobné ohodnotenie, špecifické príplatky vrátane podmienok ich priznania, resp. uvedie odkaz na interný dokument, ktorý obsahuje podmienky priznania variabilných zložiek mzdy.
Ak sú mzdové podmienky dohodnuté v kolektívnej zmluve, stačí uviesť odkaz na ustanovenia kolektívnej zmluvy. V prípade, že účinnosť ustanovení kolektívnej zmluvy, na ktoré pracovná zmluva odkazuje, sa skončila, mzdové podmienky dohodnuté v kolektívnej zmluve sa považujú za mzdové podmienky dohodnuté v pracovnej zmluve až do dohodnutia nových mzdových podmienok v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve, najviac po dobu 12 mesiacov.
Ak sa uzatvára pracovný pomer na určitú dobu, podstatnou náležitosťou pracovnej zmluvy sa stáva aj určenie doby trvania pracovného pomeru.
Zamestnávateľ môže so zamestnancom dohodnúť v pracovnej zmluve kratší pracovný čas, ako je ustanovený týždenný pracovný čas.
Zamestnávateľ v pracovnej zmluve uvedie okrem vyššie uvedených podstatných náležitostí aj ďalšie pracovné podmienky, a to výplatné termíny, pracovný čas, výmeru dovolenky a dĺžku výpovednej doby.
Ak pracovná zmluva neobsahuje ďalšie pracovné podmienky, zamestnávateľ je povinný najneskôr do jedného mesiaca od vzniku pracovného pomeru vyhotoviť zamestnancovi písomné oznámenie obsahujúce tieto podmienky. Neprípustné je jednostranné oznámenie kratšieho pracovného času.
Ďalšie pracovné podmienky je potrebné uvádzať tak, aby boli dohodnuté alebo oznámené zrozumiteľne (napr. výplatný termín 15. kalendárny deň v mesiaci, týždenný pracovný čas 40 hodín, výmera dovolenky 4 týždne, dĺžka výpovednej doby minimálne jeden mesiac, resp. odkazom na § 62 Zákonníka práce).
Pokiaľ sa menia niektoré z pracovných podmienok a tieto sú dohodnuté v pracovnej zmluve, je možné ich zmeniť iba po dohode so zamestnancom formou dohody o zmene pracovnej zmluvy.
Pokiaľ sa menia niektoré z pracovných podmienok a tieto boli zamestnancovi písomne oznámené, je možné ich zmeniť novým písomným oznámením (súhlas zamestnanca s nimi sa v prípade oznámenia nevyžaduje).
Založenie pracovného pomeru pracovnou zmluvou je podmienené požiadavkou písomného vyhotovenia pracovnej zmluvy. Nedodržanie písomnej formy je porušením Zákonníka práce, ale nemá za následok neplatnosť pracovnej zmluvy. Písomnú pracovnú zmluvu je potrebné uzatvoriť najneskôr v deň nástupu do práce. Prípadné neskoršie písomné vyhotovenie pracovnej zmluvy sa považuje za potvrdenie o vzniku pracovného pomeru, v ktorom nie je možné platne uzatvoriť dohodu o skúšobnej dobe.
Jedno písomné vyhotovenie pracovnej zmluvy je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi, čo je potrebné potvrdiť podpisom zamestnanca preukazujúcim prevzatie pracovnej zmluvy.
Písomné vyhotovenie pracovnej zmluvy v listinnej forme sa doručí zamestnancovi ako listina osobne prevzatá na pracovisku alebo iným spôsobom v zmysle § 38 Zákonníka práce.
Ďalším možným spôsobom písomného vyhotovenia pracovnej zmluvy je jej vyhotovenie v elektronickej forme.
Podľa Občianskeho zákonníka (§ 40 ods. 4) platí, že písomná forma je zachovaná, ak je právny úkon urobený telegraficky, ďalekopisom alebo elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujú zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila. Písomná forma je zachovaná vždy, ak právny úkon urobený elektronickými prostriedkami je podpísaný zaručeným elektronickým podpisom alebo zaručenou elektronickou pečaťou.
Na právne úkony uskutočnené elektronickými prostriedkami, podpísané zaručeným elektronickým podpisom alebo zaručenou elektronickou pečaťou a opatrené časovou pečiatkou sa osvedčenie pravosti podpisu nevyžaduje (§ 40 ods. 5 Občianskeho zákonníka).
Kvalifikovaný elektronický podpis (zaručený elektronicky podpis) zaručuje nepochybnosť podpisu konajúcej osoby a takto podpísaný dokument sa bez ďalšieho považuje za dokument, ktorý bol urobený v písomnej forme.
Podľa § 40 ods. 3 Občianskeho zákonníka platí, že písomný právny úkon je platný, ak je podpísaný konajúcou osobou; ak právny úkon robia viaceré osoby, nemusia byť ich podpisy na tej istej listine, ibaže právny predpis ustanovuje inak. Podpis sa môže nahradiť mechanickými prostriedkami v prípadoch, keď je to obvyklé.
Kým nie je technicky možné podpísať jednu a tú istú listinu (pracovnú zmluvu) zaručeným elektronickým podpisom dvoch zmluvných strán (zamestnanca a zamestnávateľa), môže písomná pracovná zmluva v elektronickej forme pozostávať z dvoch písomností (napr. návrhu pracovnej zmluvy zo strany zamestnávateľa a akceptácie návrhu pracovnej zmluvy zamestnancom).